RESTRICTED
ORGANIZACI ÓNMUNDIAL S/WPGR/W/11/Add.4
30deseptiembre de1996
DEL COMERCIO(96-4048)
Original: inglés Grupo deTrabajo sobre lasNormas delAGCS
COMUNICACI ÓNDENUEVA ZELANDIA
Respuestas alcuestionario sobre lacontratación pública deservicios
Lasiguiente comunicación sedistribuye alosmiembros delGrupo deTrabajo sobre lasNormas
delAGCS apetición deladelegación deNueva Zelandia.
_______________
I. SISTEMAS DECONTRATACI ÓNPÚBLICA EXISTENTES
Sielsistema decontratación pública deundeterminado Miembro esdiferente paralasentidades
oficiales centrales, subcentrales yotrascomo lasempresas públicas (porejemplo,los servicios públicos),
seríaconveniente queesasdiferencias seespecificaran dentro decadaunodelosapartados siguientes.
Definición
1. ¿Cuál esladefinición decontratación pública empleada alcumplimentar estecuestionario?
EnNueva Zelandia noexiste ninguna definición legislativa nireglamentaria delacontratación
pública. Alosefectos delapresente encuesta hemos considerado quelasadquisiciones delEstado
abarcan todas lasadquisiciones delsector público. ElMinisterio deComercio hapublicado unfolleto
titulado "Government Purchasing inNewZealand: Policy Guide forPurchasers" (Compras delsector
público enNueva Zelandia: Orientaciones depolítica paraloscompradores). Setratadedirectrices
recomendadas parasuutilización porlosdepartamentos gubernamentales, lasautoridades oficiales,
lasautoridades locales yotras instituciones quesefinancian confondos públicos ylasempresas de
propiedad estatal.
Estructura administrativa
2. ¿Cómo seadministran lasactividades decontratación pública? ¿Enquémedida están
centralizadasesasactividades?Especifíqueselaidentidaddelosorganismosdecontrataciónpública
ysusrespectivos cometidos.
Noexiste uncontrol central delasactividades decontratación pública. Dentro delosparámetros
delapolítica decontratación delGobierno (véase elpárrafo 3infra),losdiferentes organismos públicos
sonresponsables desuspropias adquisiciones yprocedimientos decontratación, responsabilidad que
confrecuencia recae ensectores oescalones inferiores delalíneaadministrativa.
LaLeydeEmpresas Públicas de1986 exige aestas empresas queoperen como entidades
rentables yeficaces. Están sometidas alasmismas disciplinas jurídicas quelasempresas privadas y
noauncontrol ministerial directo. Enconsecuencia, como cualquier otraempresa, pueden establecer
supropia política yprocedimientos decontratación.S/WPGR/W/11/Add.4
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Losdepartamentos gubernamentales ylosdemás órganos oinstituciones quesefinancien con
cargo afondos públicos ylasempresas depropiedad estatal notienen obligación alguna decomprar
mercancíasaotrosórganosdelGobiernooaempresasprivadasdeterminadas,nidecontratarsuscompras
através delosmismos. Loscompradores delsector público tienen plena libertad deelegir loquedesean
comprar, cómo lodesean comprar yaquién selodesean comprar.
Leyes yreglamentos vigentes
3. a) Especifíquense lasleyes, reglamentos, normas, directrices, decretos, decisiones
yotras medidas porlasqueserigelacontratación pública. ¿Cuál eselalcance
desuaplicación? Expónganse, enparticular, lasposibles exenciones. Hágase
unabreve síntesis delcontenido decada unadeesasmedidas.
Nohayleyes nireglamentos queserefieran específicamente alacontratación pública, pero
lapolítica decompras delGobierno yelhecho dequeNueva Zelandia seamiembro delAcuerdo
Australiano deContratación Pública establece losparámetros delasdecisiones delosdiferentes
departamentos enmateria deadquisiciones.
Aunque lasreformas introducidas alamparo delaLeydelSector Público de1988ydelaLey
deHacienda Pública de1989, noincluían disposiciones aplicables alasadquisiciones delosdistintos
departamentos, introdujeron unamayor autonomía yresponsabilidad enlagestión financiera delos
departamentos yorganismos. Están destinadas amejorar laeficacia ylaresponsabilidad delsector
público. Lapolítica descentralizada deadquisiciones delGobierno, descrita enlospárrafos siguientes,
opera enestecontexto.
Lapolítica deadquisiciones delGobierno deNueva Zelandia sebasaenelprincipio deconseguir
elmáximo rendimiento deldinero enunrégimen decompetencia libreyeficaz, enelquelosproveedores
nacionales gocen deigualdad deoportunidades. Lasdecisiones deadquisición delGobierno noson
esencialmente diferentes decualquier otradecisión decompra deunasociedad ounaempresa privada
quesetome enunmercado abierto, desreglamentado ycompetitivo. Como lasdelsector privado,
lasdecisiones decompra descentralizadas delasentidades públicas están sometidas adirectrices y
auditorías delosdistintos sistemas sociales, paragarantizar quesebasan enelcriterio delmáximo
rendimiento deldinero.
Lasdirectrices decompras noprescriben niestablecen unprocedimiento uniforme quedeba
serseguido porlasentidades compradoras. Laúnica prescripción específica consiste enqueseencarga
alosdepartamentos gubernamentales (enelcasodeotrasentidades compradoras elencargo seconvierte
enexigencia) quepidan información sobre elorigen ycontenido nacional detodas lasofertas de
suministro demercancías yqueobtengan esainformación delosintermediarios antes decomprar
mercancías enelmarco decontratos preparados poréstos. Estaprescripción permite alasentidades
compradoras juzgar siestán concediendo oportunidades iguales alosproductores nacionales ydeesta
manera aprovechan lasventajas queelprincipio derentabilidad ofrece alcomprador. Noseexige
ningún nivel dereferencia delcontenido nacional niexiste lapolítica deaplicar preferencias que
favorezcan alaindustria nacional ydiscriminen encontra delosproveedores extranjeros. Tampoco
existe unapolítica defomento yprotección deindustrias específicas através delacontratación pública.
b) ¿Distingue elsistema decontratación pública entre laadquisición debienes y
servicios? Encasoafirmativo, ¿cómo sedetermina laaplicación delasnormas
enloscasos decontratación mixta queincluya bienes yservicios?
Lapolítica decontratación delGobierno seaplica tanto alosbienes como alosservicios.S/WPGR/W/11/Add.4
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Procedimientos decontratación pública aplicados
4. a) ¿Qué procedimientos sesiguen enelproceso decontratación pública?
b) ¿Enquécircunstancias seutilizan procedimientos diferentes? Porejemplo, siel
método utilizado depende delvalor delacontratación, deberá indicarse suvalor
máximo.
c) ¿Cuáles sonlosplazos depresentación deofertas?
Cada entidad compradora decide porsímisma losprocedimientos decontratación quevaa
aplicar. Como yasehadicho, losorganismos públicos sonlibres deseguir suspropios procedimientos
decontratación dentro delosparámetros delapolítica decontratación delGobierno, ydeaplicar los
principios yprocedimientos contenidos enlasdirectrices decompras delGobierno conjuicio ysentido
común, consecuente conunapráctica decompras correcta yética, expuesta enlapublicación delTesoro
quellevaportítulo "AGuide totheManagement ofDepartmental Purchasing" (Guía paragestión de
lascompras delosdepartamentos).
Porlogeneral, lalicitación pública ycompetitiva seutiliza particularmente cuando setrata
degrandes adquisiciones. Enalgunas circunstancias, cuando ellonoesposible (como cuando setrata
deunacompra deemergencia), serecurre alalicitación selectiva.
Aunque losdepartamentos, lasempresas depropiedad estatal yotros órganos delgobierno
realizan directamente granparte delascompras, algunas empresas desuministro delsector privado
(incluida Supplycorp, quefueanteriormente elórgano degestión delosalmacenes delEstado) se
especializan endarservicio aloscompradores delsector público, incluidos losórganos locales, através
decontratos desuministro porperíodos consolidados, queseadjudican porlicitación competitiva.
Lautilización deestoscontratos porcompradores delsector público esvoluntaria. ElNational Health
Supply Service, dependencia deCapital Coast Health Ltd,actúa como agente delasCrown Health
Enterprises queparticipan concarácter voluntario enlacompra colectiva deunagama dediversos
suministros.
Lasdistintas entidades determinan parasímismas losniveles deumbral olasdirectrices de
precios queseutilizan encanales ométodos específicos decontratación pública, incluida lalicitación
pública, lalicitación selectiva ylalicitación única. Losvalores deumbral utilizados porelMinisterio
deComercio paracanales específicos decontratación pública seexponen enelpárrafo 8.6.3.2.4,
página 12,deladjunto apéndice Aysefacilitan exclusivamente atítulo deejemplo delapráctica seguida
porundepartamento determinado.
Publicidad paralasllamadas alicitación
5. a) ¿Cómo sepublican lascontrataciones previstas? ¿Sepublican lasllamadas a
licitación? Encasoafirmativo, ¿dónde yenquéidiomas?
Noexistenleyes,reglamentosninormasdelGobiernocentralsobrelapublicacióndelasllamadas
alicitación.
c) ¿Qué detalles delacontratación prevista sepublican normalmente? ¿Hay una
serie deinformaciones mínimas quesedebe publicar? Encaso afirmativo,
especifíquense.S/WPGR/W/11/Add.4
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Sepublican losdetalles referentes alanotificación deoportunidades yalacalificación delos
proveedores. Lasprincipales publicaciones utilizadas paraanunciar lasoportunidades decontratación
sonlosdiarios decualquier circulación, lasrevistas especializadas opublicaciones talescomo "Tenders
Gazette", "New Zealand Government andLocal Body Tender", "Australian Defence News" yla
publicación anual deAustralia yNueva Zelandia sobre equipo dedefensa conjunto quellevaportítulo
"The Yellow Book".
d) ¿Sehandeabonar tasasparaobtener laseriecompleta dedocumentos delicitación?
Encasoafirmativo, especifíquense eindíquese cómo sefijan.
Lastasasparaobtener laseriecompleta dedocumentos delicitación, cuando seaplican, son
determinadas porlaspropias organizaciones. Lasdirectrices decompras delsector público establecen
quelastasascobradas olosdepósitos exigidos, ensucaso, porlosdocumentos delicitación osimilares
nodeben sertanelevadas quedisuadan acontratistas oproductores competentes bonafidedeparticipar
enlosprocedimientos delicitación.
e) ¿Seutilizan medios electrónicos paraanunciar lasoportunidades decontratación
pública? ¿Cuál eslanaturaleza delossistemas empleados? ¿Seaplican
disposiciones delicitación diferentes aloscontratos anunciados deesemodo?
Encasoafirmativo, descríbanse.
Notenemos conocimiento dequelasentidades públicas deNueva Zelandia utilicen medios
electrónicos paraanunciar susoportunidades decontratación, aunque sonmuylibres dehacerlo por
tratarse deunadecisión comercial. Sinembargo, enlaactualidad algunos anuncios delicitación de
Nueva Zelandia aparecen enInternet através delGovernment Electronic Marketplace Service (GEMS),
unservicio experimental delCommonwealth deAustralia. LaOficina deSuministros Industriales de
Nueva Zelandia suministra estos anuncios alGEMS apartir delainformación queproporcionan
voluntariamentelasentidadescompradoras.(NuevaZelandianodisponedeunsistemacentraldereunión
ydifusión delasoportunidades decontratación pública.)
Requisitos estipulados paralosposibles proveedores
6. a) ¿Seimponen requisitos deinscripción enunregistro, residencia uotros alos
proveedores potenciales?
b) ¿Qué tipodecondiciones departicipación seexige alosproveedores; porejemplo,
garantías financieras, solvencia comercial ycalificación técnica? ¿Varían las
condiciones departicipación conarreglo alanaturaleza delproceso delicitación
y/oelvalor delacontratación prevista?
ElGobierno nohaimpuesto ningún requisito delostipos a)yb)supra alosproveedores
potenciales. Lasdiversas entidades determinan losrequisitos queconsideran oportunos. Enlapráctica
sesuelen adoptar procedimientos decontratación devarias fases cuando setratadeproyectos de
contratación importantes ycomplejos queincluyen, porejemplo, lassolicitudes depropuestas olas
peticiones deespecificación delinterés enlacontratación (como baseparalaprecalificación de
proveedores potenciales).
c) ¿Existen listas deproveedores aprobados? Encasoafirmativo, ¿cuáles sonlos
procedimientos empleados para comprobar lacapacidad delasempresas que
solicitan suinclusión enlaslistas dedirecciones delicitadores? ¿Serevisan o
actualizan periódicamente laslistas deproveedores aprobados?S/WPGR/W/11/Add.4
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Elfolleto delTesoro quelleva portítulo "AGuide totheManagement ofDepartmental
Purchasing" (Guía paralagestión delascompras delosdepartamentos) aconseja losiguiente:
Lasorganizaciones queadquieren productos específicamente diseñados yfabricados para
satisfacersusnecesidadesdeberíanconsiderarlaposibilidaddeprepararunalistade"proveedores
aprobados". Esteproceso llevaconsigo lanecesidad deevaluar alosproveedores potenciales
conarreglo acriterios adecuados; porejemplo suestabilidad financiera, sucapacidad defabricar
losproductos requeridos como unasnormas decalidad apropiadas yaprecios competitivos,
ysucapacidad derespetar losplazos deentrega.
Establecer unaredde"proveedores aprobados" puede resultar caro,perocabeesperar beneficios
alargoplazocomoconsecuenciadelaconsolidacióndeunasrelacionesefectivasconproveedores
fiables.
Afinderespetar lasexigencias deimparcialidad eigualdad, lasorganizaciones deberían velar
porevitar lasexclusivas yasegurarse dequelaslistas sonobjeto deunarevisión constante
ydequeseprocede alaevaluación deotrosposibles "proveedores aprobados" tanpronto como
setieneconocimiento deellos.
Criterios paraevaluar lasofertas yadjudicar loscontratos
7. a) ¿Quécriteriosseaplicanparaadjudicarloscontratos?¿Secomunicanesoscriterios
poradelantado alosposibles proveedores?
Lapolítica decontratación pública deNueva Zelandia sebasaenelconocido principio comercial
deobtener elmáximo valor deldinero através deunacompetencia abierta yeficaz. Enesteprincipio
seincluye laoportunidad quesebrinda alosproveedores nacionales (deNueva Zelandia ydeAustralia)
decompetir enpiedeigualdad. Sesupone queelcriterio delrendimiento máximo deldinero incluye
otrasconsideraciones como lacalidad, elprecio, laentrega yelservicio posventa, utilizando técnicas
deevaluación delcosto basadas enlavidaútiloenotros factores similares, según proceda.
Loscriterios queelMinisterio deComercio aplica paralaevaluación deofertas ylaadjudicación
decontratos serecogen enelApéndice Bexclusivamente atítulo deejemplo depráctica seguido por
undepartamento determinado.
b) ¿Está lacontratación sujeta aalguna disposición compensatoria, como porejemplo,
contenido nacional, transferencia detecnología oexigencias decomercio de
compensación?
Lacontratación pública noestásometida aningún tipodedisposiciones compensatorias de
carácter obligatorio. Unapolítica nooficial decompensaciones voluntarias noresulta eficazmente
operativa salvo enlascompras paraladefensa.
c) ¿Sedapreferencia adeterminadas empresas ogrupos deempresas? Encaso
afirmativo, especifíquense.
Enlapolítica decompras delGobierno nosedapreferencia aninguna empresa determinada
nianingún grupo deempresas.S/WPGR/W/11/Add.4
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d) ¿Difieren loscriterios decontratación conarreglo alsector oregión delaeconomía?
Lapolítica decompras delGobierno esneutral encuanto alossectores oregiones dela
economía.
e) ¿Cuál eselmargen deelección odediscrecionalidad permitido alaautoridad
adquirente? ¿Dequédepende, ensucaso, elgrado dediscrecionalidad concedido?
ElGobierno delega atribuciones financieras enlosMinistros yJefesEjecutivos delosdistintos
departamentos (véase infra).
Jefes
EjecutivosMinistros
responsablesGobierno o
Comités del
Gobierno
A.GASTOS CORRIENTES
Gastos enpublicidad 100.000 Ninguno Nodisponible
Pagos especiales
i)Indemnizaciones opagos dedaños y
perjuicios oreclamaciones refrendadas
porlaCrown LawOffice osentencias
delTribunal (noesnecesario remitir las
reclamaciones decantidades inferiores a
50.000 dólares alaCrown LawOffice si
unabogado delDepartamento certifica
queesasreclamaciones están enorden)100.000 500.000 Sinlimitación
Pagos exgratia 20.000 50.000 Sinlimitación
B.GASTOS DECAPITAL
Compras oproyectos decapital (costo total
delproyecto)5.000.000 10.000.000 Sinlimitación
Divulgación delasofertas recibidas ydeloscontratos adjudicados
8. a) ¿Cómo sereciben, registran yabren lasofertas?
Cadaentidad compradora establece suspropios procedimientos derecepción, apertura yregistro
delasofertas, deacuerdo conlamejor práctica enlamateria.
Elfolleto delTesoro quelleva portítulo "Guía paralagestión delascompras delos
departamentos" dice: "Las ofertas llevarán unsello conlafecha ylahoradesuapertura ylos
responsables delaapertura pondrán suinicial enelsellodelafecha. Lasofertas seenumerarán e
inscribirán enunregistro quellevará también lasiniciales, loqueimpide lainclusión deunaoferta
subsiguiente sinlaexplicación oportuna. Estos procedimientos internos decontrol aseguran quela
organización escapaz dedemostrar quehaactuado demanera imparcial yequitativa. (Porestarazón,
serecomienda queenlaapertura yregistro delosdocumentos intervengan dospersonas.)"S/WPGR/W/11/Add.4
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b) ¿Deben lasentidades publicar lospormenores deloscontratos adjudicados y/o
informar aloslicitadores cuya oferta nohaya sidoelegida?
Lasentidades noestán obligadas apublicar lospormenores deloscontratos adjudicados ni
ainformar aloslicitadores cuyaoferta nohayasidoelegida. Lasdirectrices decontratación pública
aconsejan quesecomuniquen aloslicitadores cuyaoferta nohayasidoelegida lasrazones delano
elección silassolicitan.
c) ¿Están obligadas lasentidades apublicar ocomunicar larazón pertinente del
rechazo aloslicitadores cuya oferta nohaya sidoelegida?
Véase larespuesta alpunto 8b)supra .
Trato concedido alosservicios y/oproveedores nacionales yextranjeros
9. ¿Quéleyes,reglamentos,procedimientosoprácticasconcedenalosserviciosy/oproveedores
nacionales untrato másfavorable queelconcedido alosservicios y/oproveedores extranjeros,
oconceden alosservicios y/oproveedores deunMiembro untrato másfavorable quealosde
otroMiembro? Especifíquese, ensucaso, cómo seconcede untrato másfavorable. Indíquese
tambiénladefinicióndetrabajode"nacional"enrelaciónconlosserviciosyproveedoresnacionales.
Enlacontratación pública deNueva Zelandia nohayleyes, reglamentos niprocedimientos
queconcedan tratopreferencial. Como seafirma enlasdirectrices decontratación pública, nohay
ninguna intención política defomentar ladiscriminación contra proveedores extranjeros. "Una vez
quesehandadooportunidades iguales alaindustria nacional, lasentidades deben comprar alosmejores
proveedores, según supropia evaluación deloscostos ybeneficios."
Sehaestablecido unaOficina deSuministros Industriales parafacilitar unacorriente eficaz
deinformación sobre lascapacidades delaindustria nacional (Nueva Zelandia yAustralia) parahacer
frente alasnecesidades decompras delsector público.
Cuando sehabla deservicios yproveedores nacionales, por"nacionales" seentienden los
servicios producidos entodooenparte enNueva Zelandia y/oAustralia.
Procedimientos paraatender yexaminar lasreclamaciones/apelaciones
10. ¿Cuáles son,ensucaso, losprocedimientos dequedisponen laspartes, nacionales y
extranjeras, para presentar reclamaciones contra laadjudicación deuncontrato? Detállense.
Losproveedores quesesientan lesionados pueden ponerse encontacto condiversas
organizaciones, entre lasquefigura, enprimera instancia, laentidad compradora implicada (y/oel
Ministerio responsable delaentidad). ElMinisterio deComercio (Política Arancelaria 2),queesel
responsable delapolítica decontratación pública, puede también investigar lasreclamaciones portrato
desleal odenegación deoportunidades. Cabepediraunaorganización queinforme sobre susdecisiones
decompras (posiblemente deconformidad conlaLeydeInformación Oficial de1982) ypuede intervenir
incluso eldefensor delpueblo. ElContralor yAuditor General gozadefacultades pararealizar una
investigación deacuerdo conlaLeydeHacienda de1977. Lasreclamaciones porcomisiones ilegales
ycorrupción pueden serexaminadas enelmarco delaLeyPenal de1961.S/WPGR/W/11/Add.4
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II. ADHESI ÓNAACUERDOS PLURILATERALES, REGIONALES Y/OBILATERALES
11. ¿EselMiembro parte enacuerdos plurilaterales, regionales y/obilaterales quecontengan
disposiciones sobre lacontratación pública? Encasoafirmativo, indíquense lasdisposiciones
pertinentes.
Paraconseguirlosobjetivosdelartículo11(comprasdelsectorpúblico)deANZCERTA,Nueva
Zelandia firmó en1989 elAcuerdo Nacional Australiano dePreferencias, conocido enlaactualidad
como Acuerdo deContratación Pública. Conarreglo aesteAcuerdo, elGobierno deNueva Zelandia
secompromete agarantizar quelosdepartamentos, autoridades oficiales yotros órganos controlados
poréltratan alosproductos, servicios yproveedores australianos enpiedeigualdad conlosproductos,
servicios yproveedores deNueva Zelandia entodos losaspectos delrégimen decontratación pública.
LosGobiernosdelosTerritoriosyEstadosdelCommonwealthdeAustraliaasumenobligacionessimilares
conrespecto alosproductos deNueva Zelandia. Nueva Zelandia secompromete también aproseguir
supolítica actual denoaplicar márgenes preferenciales aninguna compra.
Lasempresas públicas noestánincluidas enladefinición dadaporelAcuerdo alacontratación
pública enelcasodeNueva Zelandia. Sinembargo, elGobierno deNueva Zelandia hatransmitido
oficialmente alasempresas públicas suesperanza dequeconcedan atodos losposibles licitadores
australianos lamisma oportunidad quealoslicitadores deNueva Zelandia decompetir conproveedores
deterceros países paralaadjudicación decontratos; dequenosemuestren discriminatorias ensus
comprasydequecooperenentodainvestigaciónqueconarregloalAcuerdosehagadelasreclamaciones
odesupuestas discriminaciones enlaadjudicación decontratos.
III. IMPORTANCIA ECON ÓMICA DELACONTRATACI ÓNPÚBLICA DESERVICIOS
12. a) Sírvanse facilitar estadísticas (sidisponen deellas) sobre elnúmero yelvalor de
lascontrataciones públicas deservicios:
- tanto enconjunto como porsectores;
- pororigen delosservicios yproveedores.
b) Sírvanse facilitar estadísticas (sidisponen deellas) sobre:
- laproporción deservicios eneltotaldelacontratación pública;
- laproporción decontratación decadaservicio eneltotaldelaproducción
nacional delservicio;
- laproporción decontratación decada servicio eneltotal deconsumo
nacional delservicio.
Porlogeneral, nosedispone deestadísticas decontratación pública. Losdepartamentos del
Gobierno notienen laobligación dellevar estadísticas delascompras quehacen yengeneral nolas
llevan. Sinembargo seestima queatravés desusdistintos departamentos, elGobierno deNueva
Zelandia adquiere bienes yservicios alsector privado porunvalor totaldeunos3.000 millones de
dólares anuales. Otros órganos delGobierno central invierten cantidades adicionales importantes.
Sedesconoce elnúmero yelvalor delosservicios quesonobjeto decontratación pública.S/WPGR/W/11/Add.4
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APÉNDICE A
Nota: Acontinuación figura unextracto delmanual decompras delMinisterio deComercio,
quesefacilita exclusivamente atítulo deejemplo delapráctica seguida porundepartamento
determinado.
8.6.3.2 Canales decontratación ydirectrices deprecios
8.6.3.2.1 ¿Porquécomprar?
Aldecidir lacompra deunamercancía odeunservicio, elMinisterio debeidentificar
unanecesidad insatisfecha yexaminar lamejor forma desatisfacerla. Idealmente, esteproceso sedebería
desarrollar enelmarco delproceso anual deplanificación yelaboración delpresupuesto.
Silacompra deunamercancía odeunservicio esunadelasopciones parasatisfacer una
necesidad determinada, puede darcomienzo elproceso decompra.
8.6.3.2.2 Elproceso decompra
Elflujograma siguiente describe eldesarrollo delproceso decompra.
Identificación deunanecesidad
Confirmación delaexistencia defondos enelpresupuesto
Aprobación financiera
Evaluación delmercado
Decisión decompra
Pedido
Entrega
Recepción/registro delasmercancías yservicios recibidos
Pago
Sistema decontabilidad
8.6.3.2.2.1 Definición delanecesidad ypedido
Definir conprecisión unanecesidad ycomunicar conclaridad esanecesidad almercado
sonpartes esenciales delproceso decompra.
Existe unatendencia asimplificar enexceso orestar importancia alafasedeformulación
delpedido, sibienproporciona elmecanismo quepermite aloficial decompras hacerse unaideaexacta
delasmercancías oservicios requeridos. Elusuario puede saber loquenecesita peroquizá notenga
losconocimientos técnicos necesarios paradescribirlo correctamente.
Usuario final: "Quiero unmartillo"
Proveedor: "Ciertamente, señor. ¿Deorejas odebola? ¿Dequépeso? ¿Loquiere con
mango demadera odeacero? ¿Azul orojo?"S/WPGR/W/11/Add.4
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8.6.3.2.2.2 Aprobación financiera
Todas lascompras están sometidas aladisponibilidad defondos enelpresupuesto yla
decisión decomprometer gastos debetomarse dentro dellímite aprobado dedelegación financiera.
8.6.3.2.2.3 Evaluación delmercado
Tanpronto como eloficial decompras recibe unpedido aprobado, debecomprobar que
lamercancía noseencuentra entre lasexistencias. Acontinuación procederá aunaevaluación del
mercado, considerando lascuestiones siguientes:
- ¿Cuáles sonlasdirectrices aplicables enmateria deprecios? (véase infra,página 12).
- ¿Existe unmercado competitivo delproducto?
- ¿Eselvolumen/valordelasmercancíassolicitadassuficienteparajustificarunanuncio
delicitación ounapetición deprecios y,encasoafirmativo, sedeben obtener los
precios yotros detalles porteléfono oporescrito?
- Sinoexiste unmercado competitivo, ¿sedebe hacer deinmediato elpedido al
proveedor único osepuede negociar unprecio másbajo?
- ¿Esoportuno pedir "registros deinterés" antes deanunciar unalicitación oficial?
- ¿Sedispone enlaactualidad decontratos idóneos?
- ¿Existe unalistade"proveedores aprobados" delamercancía osejustifica el
establecimiento deunalistadeesetipo?
- ¿Cabe laposibilidad deunacompra agranel?
8.6.3.2.3 Canales decontratación
Haymuchas formas dehacer unacompra; lasprincipales sedescriben enlossiguientes
párrafos.
8.6.3.2.3.1 Contratos periódicos desuministro
Un"contrato periódico" esuncontrato desuministro demercancías durante unperíodo
detiempo especificado quepuede sercorto (seismeses omenos) orelativamente largo. Cuando la
demanda deunamercancía odeungrupo deproductos esconstante (porejemplo, artículos depapelería,
equipo, madera) loscontratos periódicos desuministro parecen lamejor opción.
Laperiodicidad deuncontrato sedecide normalmente porfactores como:
- elcosto delestablecimiento (establecer uncontrato porprimera vezpuede llevar
mucho tiempo);
- elvolumen ymarco temporal deutilización;
- elvalor delcontrato (debería sersuficiente paraestimular lacompetencia entre los
proveedores);
- elriesgo deobsolescencia (porejemplo, loscambios demodelo);
- lavolatilidad deprecios (elcontrato debería incluir cláusulas quecubran las
elevaciones ycaídas deprecios normales).
Uncontrato periódico presenta numerosas ventajas. Porejemplo:
- puede establecerse porlicitación competitiva, conunprecio competitivo ycon
términos ycondiciones acordadas desuministro;S/WPGR/W/11/Add.4
Página 11
- lascompras cubiertas porelcontrato pueden hacerse ycuando seanecesario: de
inmediato odentro deunplazo convenido ysingastos dedepósito oalmacén;
- sesimplifica laformulación delpedido: cualquiera puede redactar unpedido ya
queelprecio ylascondiciones yaseconocen;
- contribuye alproceso denormalización delaorganización enelmomento oportuno
(loquepuede reducir loscostos deformación ymantenimiento).
ElMinisterio deComercio mantiene contratos desuministro convarios organismos, entre
losquecabecitar:
- contratos desuministro periódico nacional conSupplycorp;
- contratos decompras locales conSERCO;
- contratos específicos condiversos ministerios ydivisiones paraservicios como la
protección contra incendios, lalimpieza yelcorreo.
Losdocumentos delcontrato quedan depositados enlaOficina Central delaSección de
Servicio delaEmpresa, delServicio deAdministración, asícomo enlasdivisiones operativas yoficinas
regionales.
Loscontratos existentes nodeben tener precedencia sobre otras fuentes desuministro;
antesbien,deben serconsiderados juntoconotrasopciones, dentro delmarco delprincipio delmáximo
rendimiento deldinero, lasoportunidades delaindustria localyelcomportamiento éticoenlascompras.
8.6.3.2.3.2 Compras competitivas
Gran parte delasnecesidades rutinarias delosministerios secubren mediante contratos
periódicos. Sinembargo, siempre surgen ocasiones enlasqueesnecesario hacer compras individuales
oestablecer nuevos contratos.
Entalescircunstancias,deseamosquelosproveedorescompitanentreellosparaproporcionar
losproductos oservicios quenecesitamos. Estacompetencia sepuede generar dedosformas:
Licitaciones competitivas
Unalicitación esunaoferta querealiza unsuministrador deproporcionar mercancías y/o
servicios. Engeneral seconvoca alicitación cuando setratadegrandes compras enlasqueelprecio
estansólounodelosfactores queintervienen enladecisión decomprar.
Cuando anunciamos unalicitación, invitamos alosproveedores aquenoshagan unaoferta
oficial yestructurada enlainteligencia dequepersonas expertas eimparciales evaluarán ycompararán
contododetalle todas lasofertas.
Elanuncio público delicitación eselmétodo preferido paragrandes compras, puesbrinda
atodos lossuministradores potenciales oportunidades iguales decompetir.
Ofertas deprecios competitivas
Enestecasoseofrecen mercancías oservicios aunprecio determinado. Lasofertas de
precios sonmenos formales quelaslicitaciones, perovinculan jurídicamente alproveedor.
Sepiden generalmente ofertas deprecios (atresomásproveedores) deproductos oservicios
cuando elprecio eselprincipal factor determinante deladecisión decompra.S/WPGR/W/11/Add.4
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8.6.3.2.3.3 Compras selectivas
Enalgunas circunstancias noresulta viable lacompra competitiva yesoportuno recurrir
alacompra selectiva. Enlascompras selectivas nohaylicitaciones niofertas deprecios competitivas.
Simplemente seinvita aunproveedor aquesuministre mercancías yservicios.
Lacompra selectiva eslaexcepción, nolaregla. Sólosedebería recurrir alacompra
selectiva enlascircunstancias siguientes:
- cuando setratadecompras excepcionales demercancías oservicios devalorreducido
(máximo 5.000 dólares, máselimpuesto general sobre lasventas) paralasqueno
resultaría económico acudir alosprocedimientos competitivos niapropiado un
contrato desuministro periódico (como eldescrito en8.6.3.2.3.1 supra );
- cuando lasmercancías oservicios proceden deunafuente desuministro específica
(caso delasmarcas registradas, paralasquenoexiste unequivalente técnicamente
aceptable);
- cuando unproveedor dispone deconocimientos yexperiencia únicos. (Lascompras
selectivas enestecasosólopueden serautorizadas porelDirector General, los
asesores principales odelegados especificados);
- cuandoesnecesarialanormalizaciónolacompatibilidadconequiposexistentes(ocon
artículos omaterial deoficina);
- cuando setratadelaadquisición depiezas derepuesto deequipos existentes;
- paraeldesarrollo deprototipos;
- cuando sehaaceptado recientemente laoferta desuministro deotras mercancías
oservicios deunproveedor;
- cuando sehacen compras enunasubasta pública oaotrodepartamento, organismo
oempresa pública.
Lacompra selectiva puede resultar también adecuada siellicitador seleccionado incumple
suobligación desuministro. Entalescircunstancias cabeconcertar lacompra selectiva conalguno
deloslicitadores quenohayan sidoelegidos.
8.6.3.2.4 Directrices deprecios paracanales específicos decontratación
Todaslascomprasestánsometidasaladisponibilidaddefondospresupuestarios,yladecisión
decomprometer gastos debetomarse dentro deloslímites aprobados deladelegación financiera.
8.6.3.2.4.1 Compras devalor inferior a20.000 dólares
Aestenivel, noresulta porlogeneral rentable unalicitación oficial. Siempre quesea
posible, elpersonal solicitará como mínimo tresofertas deprecios. Enlosdemás casos podrá hacerse
unacompra selectiva conarreglo alasdirectrices establecidas en8.6.1.3.3.3 supra .S/WPGR/W/11/Add.4
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8.6.3.2.4.2 Compras devalor situado entre 20.000 y100.000 dólares
Siunalicitación pública noresulta viable orentable, losfuncionarios autorizados podrán
solicitar ofertas competitivas deprecios (delasmercancías oservicios comúnmente disponibles) hasta
unlímite de100.000 dólares máselimpuesto general sobre lasventas.
Losfuncionarios solicitarán como mínimo tresofertas deprecios. Sepedirá alos
proveedores queespecifiquen porescrito losprecios, condiciones ycaracterísticas delasmercancías
oservicios.
Lasúnicasexcepcionesseránlascomprasquesehaganconarregloaloscontratosperiódicos
existentes oencircunstancias especificadas enlasección sobre compras selectivas (8.6.1.3.3.3) supra .
8.6.3.2.4.3 Compras devalor superior a100.000 dólares
Engeneral, sesometerán alicitación pública todas lascompras debienes yservicios por
valor superior a100.000 dólares máselimpuesto general sobre lasventas. Lasúnicas excepciones
serán lascompras quesehagan enelmarco deloscontratos periódicos existentes oenlascircunstancias
especificadas enlasección sobre compras selectivas (8.6.3.2.3.3) supra .
8.6.3.2.5 Elección deproveedores
Hecha laevaluación delmercado ydeterminado elmétodo decompra, elfuncionario
competente toma unadecisión sobre elproveedor oproveedores. Ladecisión deberá estar bien
documentada, nosóloaefectos deauditoría sinotambién paraloscasos enqueseproduzcan
reclamaciones opeticiones enelmarco delaLeydeInformación Oficial.
8.6.3.2.6 Pedido yentrega
Paralacontratación demercancías oservicios seutilizará elformulario depedido delos
almacenes estatales ounformulario depedido aprobado. Como unformulario depedido escomo
uncheque enblanco, debeestarsometido alosmismos controles yverificaciones queloscheques.
(Pueden obtenerse formularios depedido enlaSección deFinanzas.)
Entodos lospedidos seespecificarán conclaridad lascondiciones deentrega. Siloscostos
ycondiciones deentrega sondelaresponsabilidad delproveedor, ésteasumirá losgastos detransporte.S/WPGR/W/11/Add.4
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APÉNDICE B
Nota: Acontinuación figura unextracto delmanual decompras delMinisterio deComercio,
quesefacilita exclusivamente atítulo deejemplo delapráctica seguida porundepartamento
determinado.
8.6.3.4 Evaluación deofertas: política yprocedimientos
8.6.3.4.1 Política
Silasofertas satisfacen loscriterios decompetitividad comercial, aceptabilidad técnica
yconformidad conlasprescripciones establecidas enelpliego decondiciones, laselección finalse
basará enelprincipio delvalor deldinero, teniendo encuenta elcontenido nacional delasmercancías
yservicios ofrecidos ycualquier otraventaja relacionada conelaprovechamiento delaproducción
nacional quepudiera examinarse favorablemente.
8.6.3.4.2 Directrices prácticas: determinación delvalor deldinero
Elcriterio delmáximo valordeldinero esesencial paralaelección deunproducto oservicio
específico. Prima sobre todos losdemás factores.
El"valor" (encontraposición al"costo") esalgodifícil dedeterminar. Loscomponentes
delvalor sepueden describir como sigue:
8.6.3.4.2.1 Calidad
La"calidad" delasmercancías yservicios representa sucapacidad desatisfacer oincluso
superar lasnecesidades delcomprador. Lacalidad puede sertangible ("¿cuántas páginas porminuto
produce estaimpresora?") ointangible (satisfacción delMinisterio porelhecho dequesehayan dado
alaindustria deAustralia yNueva Zelandia todas lasoportunidades posibles).
8.6.3.4.2.2 Costos delavidaútil
Los"costos delavidaútil"deunproducto sonloscostos queeseproducto genera entre
elmomento desucompra yeldesuamortización. Costos típicos delavidaútilsonlosdelmaterial
queconsumen lasfotocopiadoras olosdelaaplicación delascláusulas deseguridad delTratado de
Waitangi. Loscostos demantenimiento deequipos nofiables sontambién costos delavidaútil,como
también losonlashoras deproductividad perdidas cuando seavería unsistema deordenadores.
8.6.3.4.2.3 Garantías yservicio posventa
Alahoradeevaluar estoscomponentes conviene considerar laestabilidad ysolvencia del
proveedor. Lasgarantías máscompletas delmundo pierden todosuvalor sielproveedor quiebra una
semana después delacompra osisuservicio posventa estáacargo depersonal torpe oincompetente.
8.6.3.4.2.4 Facilidad decomunicación conelproveedor
Losfactores decomunicación son:
- ladisponibilidad delproveedor paraconversaciones ynegociaciones;
- lacapacidad delproveedor deentregar lasmercancías yservicios requeridos enel
momento oportuno;S/WPGR/W/11/Add.4
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- lacapacidad delproveedor deproporcionar conprontitud unservicio posventa.
8.6.3.4.2.5 Otros factores queinfluyen enelvalor
Factores conexos queconviene considerar alevaluar larentabilidad:
- lasventajas comparativas delalquiler sobre lacompra (para másdetalles sobre este
punto, consúltese elmanual degestión deactivos fijosdelMinisterio deComercio);
- laversatilidad, laduración, laposibilidad deintroducir mejoras, lafacilidad de
reparación.
8.6.3.4.3 Procedimiento deevaluación delasofertas
8.6.3.4.3.1 Líneas generales
Elprocesodelicitacióndebesertransparente,esdecir,debeserllevadodemaneraimparcial
yequitativa. Sielproceso sehadesarrollado correctamente, elMinistro harápúblico elinforme de
evaluación queconduzca aunacompra específica.
8.6.3.4.3.2 Evaluación
Elanunciodelicitacióndebeincluirloscriteriosqueseutilizaránparaevaluarlasofertasque
sereciban enrespuesta almismo. Elloesparticularmente importante enelcasodelicitaciones complejas
(como lasrelacionadas conlossistemas informáticos). Loscriterios deevaluación proporcionan a
loslicitadores unaimagen delosrequisitos queloscompradores consideran másimportantes.
Enlapreparación deloscriterios esútilconsiderar:
- quién vaaevaluar lasofertas.
Esimportante quelosevaluadores delasofertas tengan losconocimientos oportunos y
puedantomarunadecisiónbienponderada.Todoequipodeevaluacióndebeposeeruncaudalequilibrado
deconocimientos enmateria degestión, comercio ytecnología, ytenerunjefequecoordine ygestione
elproceso deevaluación. Secomunicará oficialmente acadamiembro delequipo:
- sufunción;
- sustareas yresponsabilidades específicas;
- eltiempo quedurará sucompromiso.
Esimportante subrayar laimportancia delaconfidencialidad comercial.
- Quién recibirá lasrecomendaciones delequipo deevaluación yquién tomará la
decisión final;
- siesnecesario queconsultores externos presten suasistencia yasesoramiento sobre
larecomendación decompra;
- cómo seponderarán losdiversos criterios deselección durante elproceso dedecisión.
Enalgunas circunstancias quizá seanecesario unproceso deevaluación dedosfases. Enla
primera faseseaplicarían losprincipales criterios deevaluación paraelaborar unalistarestringida
queseríaobjeto deunaevaluación detallada enlasegunda fase. Sicomo partedelproceso sepermiten
laspresentaciones odemostraciones, porlogeneral solamente losproveedores incluidos enlalista
restringida serán invitados ahacerlas.S/WPGR/W/11/Add.4
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- Sisevaainvitar aloslicitadores ahacer presentaciones y,encasoafirmativo, cómo
sevaarealizar lapresentación. ¿Resulta oportuno/necesario visitar lasoficinas
deloslicitadores oloslocales delosusuarios?
Losproveedores quehayan sido"eliminados" delproceso deberán serinformados deellolo
antesposible. (Ellolespermitirá reasignar losrecursos quehayan comprometido enapoyo desuoferta.)
8.6.3.4.3.3 Documentación delproceso dedecisión
Lasevaluaciones delasofertas estarán biendocumentadas ysepondrá elmáximo empeño
enasegurar quetodos loslicitadores handisfrutado delasmismas oportunidades ydequenosehan
comprometidolosrequisitosdeimparcialidadeigualdad.SedeberecordarqueelMinistroesresponsable
desudecisión yquepuede serrequerido (posiblemente enaplicación delaLeydeInformación Oficial)
afacilitar información sobre elproceso decisorio.
8.6.3.4.3.4 Negociaciones posteriores alapresentación deofertas
Confrecuencia esútilnegociar conloslicitadores después delarecepción yevaluación
delospliegos deofertas. Lasnegociaciones pueden referirse a:
- lostérminos ycondiciones delsuministro;
- laentrega;
- lascondiciones depago;
- lasgarantías;
- elmantenimiento.
Noobstante, esimportante queesteproceso segestione condelicadeza yprofesionalidad.
Como diceelTesoro, "enfrentar aunlicitador contra otroenuna"subasta holandesa" noconstituye
unamanera profesional denegociar unaoferta". Losproveedores tienen pocapaciencia conesteenfoque
yloprobable esqueenelfuturo preparen pliegos deofertas inconcretos, provisionales y,enúltima
instancia, sinningún valor.
Lasnegociaciones deben estarbiendocumentadas ylaspartes sedeberán comprometer
formalmente aaceptar losresultados delasmismas. Antes dequeseadjudique elcontrato, convendría
revisar elproceso denegociación paraasegurarse dequesehandadolasmismas oportunidades atodos
loslicitadores ynosehancomprometido losrequisitos deimparcialidad yequidad.
8.6.3.4.4 Adjudicación decontratos
Muchas transacciones seperfeccionan conlaformulación deunpedido oficial, peropara
algunas compras esnecesaria ladocumentación deuncontrato. Estadocumentación puede reducirse
aunsimple intercambio decartas opuede entrañar laredacción decomplejos documentos jurídicos.
Engeneral,cuandolacontrataciónpúblicajustificaellanzamientodeunasolicitudoficialdeofertasylos
gastos deunproceso oficial deevaluación, requiere también lapreparación deloscontratos adecuados.
Losdocumentos contractuales básicos serán lasolicitud deofertas ylapropuesta del
proveedor preferido, quedeberían aparecer como anexos alosacuerdos. Seanalizarán también
cualesquiera otros documentos importantes quesustituyan alasolicitud deofertas oalapropuesta.
Todo contrato deberá contener lossiguientes puntos:
- elobjeto delcontrato;
- laespecificación deeseobjeto;
- elplandeejecución;S/WPGR/W/11/Add.4
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- normas sobre laejecución yelservicio;
- responsabilidad delcomprador;
- funciones delcomprador yelproveedor enlagestión delproyecto;
- procedimientos deaceptación delasmercancías objeto delcontrato;
- términos ycondiciones comerciales ycalendario;
- aspectos relacionados conlaconfidencialidad, lapropiedad intelectual ylas
responsabilidades;
- consecuencias paracadapartedelincumplimiento delasdisposiciones contractuales
porparte delaotrayremedios dequedispone.
Cartas deintenciones
Lapreparación deldocumento contractual puede serlargayquizá resulte oportuno enviar
alproveedor escogido una"carta deintenciones". Enlacartaseleconfirma quesuoferta haresultado
elegida peroquelaconfirmación delpedido depende delanegociación deuncontrato satisfactorio.
Lacarta deintenciones tiene laventaja dequedaalproveedor seleccionado laseguridad suficiente
parainiciar eltrabajo sustantivo delcontrato.
Esimportante recabar asesoramiento jurídico sobre lostérminos delacartadeintenciones,
afindequenoconstituya uncompromiso vinculante quepudiera perjudicar lanegociación del
contrato final.
8.6.3.4.5 Información aloslicitadores noseleccionados
Losproveedores alosqueseadjudican loscontratos saben porlogeneral loquehanhecho
bien. Quienes fracasan ensuempeño valoran laoportunidad dedescubrir loquehanhecho mal;aunque
sóloseaporeso,lainformación puede ayudar alasempresas deNueva Zelandia amejorar sucapacidad
competitiva dentro yfuera delpaís.
ElMinisterio nodudaeninformar alossolicitantes quenohansidoelegidos. Responsable
deestatareaeseljefedelequipo deevaluación. Siempre queseaposible, losfuncionarios deben tratar
demantener elcarácter público delproceso, conunfranco ycorrecto intercambio deinformación.
Noobstante, esimportante tener encuenta lasnecesidades deconfidencialidad comercial yel
mantenimiento deunacompetencia lealentreproveedores. Paraproteger laconfidencialidad comercial
detodas laspartes, sólosedebería informar alosproveedores delospuntos fuertes ydébiles desus
propias propuestas, sincompararlas conlasdelosdemás.
Elmomento deestainformación esimportante y(antelaposibilidad dequeelproveedor
seleccionado desista yhayaquereabrir elproceso derevaluación) nodebería seranterior alaconclusión
oficial delasnegociaciones ylapreparación delcontrato.
8.6.3.4.6 Mantenimiento debuenas relaciones postcontractuales
Esimportante mantener lacomunicación conellicitador seleccionado durante todalavida
delcontrato; proporcionar información alproveedor contribuye aestablecer unarelación constructiva.
Siesapropiada, sugiere medios demejorar elrendimiento delproveedor odesusproductos.
Losfuncionarios deberían mantener conlosproveedores unacorrecta relación comercial,
ydeberían velar porquelascuentas delosproveedores sepagaran puntualmente.